BIULETYN NR 3: Czy organ administracyjny musi zrobić kserokopię akt na własny koszt?
Czy organ administracyjny musi zrobić kserokopię akt na własny koszt? Prawo strony do dostępu do akt postępowania administracyjnego (art. 73 § 1 kpa ).
Zgodnie z art. 73 kpa § 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. § 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. (…) § 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.(…)
Przepis pozornie zawiera nietrudne do odcyfrowania normy prawne. Ich podstawową funkcją, jest udostępnienie stronie informacji zawartych w aktach sprawy, które staną się podstawą rozstrzygnięcia. Przepis ten realizuje doniosłe prawo strony do czynnego udziału w postępowaniu (art. 10 § 1 kpa), ale jego naruszenie może godzić w zasadę pogłębiania zaufania uczestników postępowania do władzy publicznej (art. 8 § 1 kpa ) oraz zasadę prawdy obiektywnej (art. 7 kpa) i takie też min. będą zarzut strony, jeżeli dojdzie do niewłaściwego udzielenia wglądu do akt, albo odmowy wykonania kserokopii.
Tym samym zasadą powinno być wykonanie na żądanie strony kserokopii (nawet całości) akt postępowania administracyjnego. W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 KPA mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy (uchwała siedmiu sędziów NSA z dnia 8 października 2018 roku, w sprawie sygn. akt I OPS 1/18). Taki też wniosek podziela nowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2021 roku, w sprawie sygn. akt I OSK 3898/18 co potwierdza i ugruntowuje aktualną linię orzeczniczą. W przytoczonej wyżej sprawie, organ odmówił stronie wykonania kopii całych akt postępowania administracyjnego. Przy czym strona nie domagała się odpisów uwierzytelnionych. Organy administracyjne oraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie stanęły na stanowisku, iż art. 73 § 1 i § 2 kpa nie zawierają obowiązku organu do sporządzania i doręczenia stronie kserokopii akt.
Odmowa udzielenia dostępu
Stosownie do treści art. 74 § 1 kpa Przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. W takich sprawach nie będzie realizowany również dostęp w postaci wydania kserokopii.
W innych, bardziej typowych i powszechnych przypadkach, możliwa jest odmowa dostępu do akt ( w tym wydania kserokopii), przy czym winno zostać wydane postanowienie na które przysługuje zażalenie (art. 74 § 2 kpa).
Zgodnie z orzecznictwem NSA (min. w/w, postanowienie NSA z dnia 19 stycznia 2010 r. w sprawie sygn. akt II OSK 2043/09 ) dopuszcza się możliwość odmowy wydania kopii, jeżeli występują istotne utrudnienia w realizacji tego prawa np. brak potrzebnego sprzętu, duża ilości dokumentów do kopiowania czyli w przypadkach, gdy musiałoby dojść do znaczącego zaangażowania organizacyjnego ze strony organu. Jednak w takich przypadkach dopuszczalne będzie wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku o sporządzenie kserokopii dokumentów. W ocenie Sądu odmowa może być również uzasadniona oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa określonego w art. 73 § 1 kpa.
Obciążenie strony kosztami kserokopii art. 262 § 1 pkt 2 kpa
Nie oznacza to jednak, iż organ ma obowiązek wykonywać kopie bezpłatnie. Podstawą prawną do obciążenia strony kosztami sporządzenia kserokopii jest art. 262 § 1 pkt 2 kpa, zgodnie z którym: „Stronę obciążają te koszty postępowania, które: (…) pkt 2 zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.” Koszty takie nie są niezbędne do wydania rozstrzygnięcia, a są czynione wyłącznie w interesie i na rzecz strony. Wysokość opłaty za kopie może być skalkulowana w oparciu o opłaty jak przy uwierzytelnieniu, albo jak w postępowaniu cywilnym, zasadnym byłoby jednak uregulowanie tej kwestii.